Datenschutzerklärung für Webseitennutzer der Intrexx GmbH

Information über die Erhebung personenbezogener Daten

Allgemeine Informationen
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Webseite. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten anlässlich Ihres Besuchs auf unserer Webseite hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsführung der Intrexx GmbH. Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihren Rechten aus dem Datenschutz. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen ist die:
Intrexx GmbH
Eugen-Martin-Str. 14 | 79106 Freiburg
Tel.: +49 761 20703 - 0 | E-Mail: info@intrexx.com
Allgemeine Fragen zum Datenschutz in der Intrexx GmbH senden Sie bitte an Datenschutz(at)intrexx.com.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz - Datenschutzbeauftragter - oder per E-Mail unter: Datenschutzbeauftragter(at)intrexx.com.

Umgang mit Bewerberdaten

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist es uns wichtig, einen höchstmöglichen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Aus diesem Grund setzen wir als Bewerbungsmanagementtool einen externen Dienstleister ein. In der Übersicht zu unseren Stellenangeboten haben Sie die Möglichkeit, in eine detaillierte Ansicht zu wechseln, um sich interessante Stellenprofile genauer anzuschauen. Dies, als auch der weitere Ablauf einer Online-Bewerbung, wird durch unseren Dienstleister umgesetzt.
Unser Dienstleister wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen. Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit unserem Dienstleister geschlossen.
Wir versichern, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten in Übereinstimmung mit geltendem Datenschutzrecht und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen erfolgt und Ihre Daten streng vertraulich behandelt werden.

Welche Daten und Quellen nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns über unser Bewerbungsportal zur Verfügung gestellt haben oder uns per E-Mail zukommen lassen. Die bei der Online-Bewerbung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person sein (Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Lichtbild etc.), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.
Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen.
Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht bzw. deren Zwecke hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Sie bereithalten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und aufgrund welcher Rechtsgrundlage

Verarbeitung zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sowie allen weiteren maßgeblichen Gesetzen, soweit diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Ihre Daten werden für das Personalauswahlverfahren benötigt. Unterstützend wird hierbei eine Bewerber-Managementsoftware eingesetzt. Konkret speichern wir zunächst die uns zur Verfügung gestellten Daten. Auf Basis dieser Angaben wird geprüft, ob eine Einladung zum Vorstellungsgespräch als Teil des Auswahlverfahrens in Betracht kommt. Bei grundsätzlicher Eignung erheben wir weitere personenbezogene Daten, die für die Auswahlentscheidung wesentlich sind. Kommen Sie für eine Einstellung in Betracht, informieren wir Sie über diese weiter zu erhebenden Angaben.
Die von Ihnen im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten dürfen wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für den Beginn, die Durchführung oder die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten der Beschäftigten erforderlich ist.

Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs.1 lit. c DSGVO)

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts, oder in Form von Aufzeichnungs-, Berichts- und Meldepflichten, die Bearbeitung von Anfragen von Strafverfolgungsbehörden oder anderen Behörden sowie die Verteidigung gegen oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen, erfüllen zu können oder zur Kostenerstattung im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Ihre Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.
Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Hierzu gehört u. a. die Abwehr gegen uns geltend gemachter Rechtsansprüche. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Regelmäßig können Ihre Daten auch zu statistischen Zwecken verarbeitet werden. Dies erfolgt grundsätzlich in anonymisierter Form.

Verarbeitung Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. a. Ziffer 2.5).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Erfassung einer Schwerbehinderung). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich sein.

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb der Intrexx GmbH ist die Personalabteilung für das Bewerbermanagement zuständig. Ihre eingehenden Bewerbungen werden dort bearbeitet und es erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pﬂichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Dies schließt den jeweiligen Fachentscheider mit ein. Zudem können Ihre Daten, nach Freigabe durch die Personalabteilung, von allen Führungskräften zur Suche nach geeigneten Personen für die Besetzung einer Stelle eingesehen werden, wenn Sie sich (auch) für eine Initiativbewerbung entschieden haben.
Informationen über Sie werden wir außerhalb des Unternehmens nur dann weitergeben, wenn gesetzliche oder behördliche Mitteilungspflichten (z. B. Strafverfolgungsbehörden) dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.
Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag grundsätzlich auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall das Unternehmen Personio SE & Co. KG, dass uns mit einer Online-Bewerbermanagementsoftware unterstützt.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist.
Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, Sie ein Stellenangebot ablehnen oder Ihre Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns das Recht vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (siehe Ziffer 1.5.3) bis zu sechs Monate ab der Beendigung des Bewerbungsverfahrens (Ablehnung oder Zurückziehung der Bewerbung) bei uns aufzubewahren. Anschließend werden die Daten gelöscht und die physischen Bewerbungsunterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung dient insbesondere Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z. B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt.
Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn Sie eine entsprechende Einwilligung erteilt haben oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.
Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis o. ä., werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Die Speicherdauer richtet sich ebenso nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Was passiert, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. einen Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir keine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen. Wir empfehlen, im Rahmen Ihrer Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Da die Entscheidung über Ihre Bewerbung nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung und Löschung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich gerne an die in Ziffer 1.2 angegebenen Kontaktdaten wenden.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
Im Falle Baden-Württembergs ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Königstrasse 10 a, 70173 Stuttgart.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformationen anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in den Datenschutzinformationen umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzinformation.

Stand: 01.03.2025

Finance Manager (m/w/d)

Wir freuen uns auf Dich!

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